I dati sono gestiti in piena conformità con il nuovo Regolamento per il trattamento dei dati dei cittadini europei – GDPR.
Il software che gestisce la modulistica è altamente personalizzato e integrabile al 100% con tutti i processi aziendali.
All’aumentare del flusso di visitatori sarà sufficiente aumentare il numero di tablet, mantenendo lo stesso personale.
In pratica, però, è molto di più. È un passaggio per la tua azienda verso un futuro di efficienza in cui l’unica cosa che le tue receptionist dovranno fare sarà sorridere e dare il benvenuto, porgendo un tablet.
Per i tuoi ospiti significa poter accedere velocemente in azienda e compilare moduli personalizzati che, dopo la firma, avvieranno azioni automatiche, come avvisi o notifiche per chi li attende in aziend
Il Dott. Bonfanti ha appena parcheggiato e si avvia annoiato verso la reception della tua azienda.
È già in ritardo ed è un po’ contrariato perché conosce bene le noiose pratiche di check-in.
Ad attenderlo, però, al posto del solito registro cartaceo e dei moduli per la sicurezza e la privacy c’è solo una ragazza sorridente con un tablet.
Con un click, tutti i moduli sono pronti.
Firma sul tablet e si avvicina alla receptionist per chiederle di avvisare Mario Bianchi, con cui ha un appuntamento.
“È tutto a posto, ha già ricevuto una notifica quando ha firmato il modulo. La sta aspettando”.
Se sono così efficienti anche in tutto il resto lavoreremo insieme, pensa Bonfanti, mentre si avvia verso l’ufficio del Direttore Commerciale.
Mario Bianchi inserisce l’appuntamento con Bonfanti nel sistema.
KeReception riconosce il nome di Bonfanti nel momento stesso in cui lo digita nel tablet.
Seleziona i moduli necessari per la visita nel reparto in cui lavora Bianchi.
Ai moduli aggiunge l’accettazione per il trattamento dei dati personali GDPR Compliant.
KeReception registra i tempi di permanenza e aggiunge i dati nella scheda Guest di Bonfanti, così da poterli rendere subito disponibili per report e statistiche.
Il Dott. Bonfanti ha appena parcheggiato e si avvia annoiato verso la reception della tua azienda.
È già in ritardo ed è un po’ contrariato perché conosce bene le noiose pratiche di check-in.
Ad attenderlo, però, al posto del solito registro cartaceo e dei moduli per la sicurezza e la privacy c’è solo una ragazza sorridente con un tablet.
Con un click, tutti i moduli sono pronti.
Firma e si avvicina alla receptionist per chiederle di avvisare Mario Bianchi, con cui ha un appuntamento.
“È tutto a posto, ha già ricevuto una notifica quando ha firmato il modulo. La sta aspettando”.
Se sono così efficienti anche in tutto il resto lavoreremo insieme, pensa Bonfanti, mentre si avvia verso l’ufficio del Direttore Commerciale.
Mario Bianchi inserisce l’appuntamento con Bonfanti nel sistema.
KeReception riconosce il nome di Bonfanti nel momento stesso in cui lo digita nel tablet.
Seleziona i moduli necessari per la visita nel reparto in cui lavora Bianchi.
Ai moduli aggiunge l’accettazione per il trattamento dei dati personali GDPR Compliant.
KeReception registra i tempi di permanenza e aggiunge i dati nella scheda Guest di Bonfanti, così da poterli rendere subito disponibili per report e statistiche.
Tempo perso per firmare registri cartacei e moduli, tempo perso per il data entry dei dati nel CRM, tempo perso per fare statistiche sugli ingressi in azienda che saranno pronte mesi dopo la loro reale utilità.
Con KeReception puoi sapere in tempo reale, il numero esatto di persone all’interno della tua azienda, il numero di persone in ciascun reparto e perfino quante volte un singolo guest ha visitato ogni tuo ufficio.
Per reparti particolarmente sensibili sono previste funzioni di notifica nel caso in cui lo stesso ospite visiti l’azienda troppo spesso e funzioni di verifica delle credenziali di accesso.
Paolo Berti è nel suo ufficio come tutti i giorni quando una email importante attira la sua attenzione: il Guest 2492 è appena entrato in azienda per visitare il reparto ricerca e sviluppo. Una cosa abituale, se non fosse la quinta visita. In questo mese.
L’azienda di Paolo è leader in una nicchia di mercato molto profittevole: produce meccanismi ad alta tecnologia per l’edilizia e li esporta in tutto il mondo in un mercato senza concorrenti all’altezza, finora.
Alla precedente visita di questo ospite, Paolo aveva creato un processo che avrebbe assegnato a Guest 2492 un membro del suo staff con una formazione specifica. I segreti aziendali sono al sicuro, grazie a KeReception. Paolo può tornare al suo lavoro.
Il responsabile della sicurezza, definisce i parametri di controllo nel sistema.
KeReception riconosce il nome del Guest nel momento stesso in cui lo digita nel tablet.
Seleziona moduli extra di controllo e avvia le procedure di controllo aggiuntive.
Ai moduli aggiunge l’accettazione per il trattamento dei dati personali GDPR Compliant.
I responsabili della sicurezza ricevono subito le risposte ai moduli extra, possono decidere di interrompere la visita o affidare specifici accompagnatori.
KeReception registra tutti gli eventi significativi e aggiunge i dati nella scheda del Guest.
Paolo Berti è nel suo ufficio come tutti i giorni quando una email importante attira la sua attenzione: il Guest 2492 è appena entrato in azienda per visitare il reparto ricerca e sviluppo. Una cosa abituale, se non fosse la quinta visita. In questo mese.
L’azienda di Paolo è leader in una nicchia di mercato molto profittevole: produce meccanismi ad alta tecnologia per l’edilizia e li esporta in tutto il mondo in un mercato senza concorrenti all’altezza, finora.
Alla precedente visita di questo ospite, Paolo aveva creato un processo che avrebbe assegnato a 2492 un membro del suo staff con una formazione specifica. I segreti aziendali sono al sicuro, grazie a KeReception. Paolo può tornare al suo lavoro.
Il responsabile della sicurezza, definisce i parametri di controllo nel sistema.
KeReception riconosce il nome del Guest nel momento stesso in cui lo digita nel tablet.
Seleziona moduli extra di controllo e avvia le procedure di controllo aggiuntive.
Ai moduli aggiunge l’accettazione per il trattamento dei dati personali GDPR Compliant.
I responsabili della sicurezza ricevono subito le risposte ai moduli extra, possono decidere di interrompere la visita o affidare specifici accompagnatori.
KeReception registra tutti gli eventi significativi e aggiunge i dati nella scheda del Guest.
Avevamo bisogno di un sistema moderno ed efficiente per la registrazione dei visitatori il cui primo scopo è la sicurezza. In precedenza la registrazione era completamente manuale e in caso di emergenza la procedura per l’appello dei presenti era laboriosa e richiedeva parecchio tempo.
Il nuovo programma ha permesso di velocizzare e migliorare la gestione dei visitatori soprattutto semplificando la gestione in caso di emergenza. In particolare abbiamo molto apprezzato la semplicità ed affidabilità della soluzione installata.
Il sistema digitale di registrazione in reception rappresenta un ottimo biglietto da visita. Si integra e rispecchia efficacemente Metlac, prima azienda smart in Italia, con i suoi sistemi altamente tecnologici e all’avanguardia.
Se vuoi essere percepito come una azienda al top, una reception all’avanguardia è una tappa obbligata.
Gli obiettivi che ci eravamo posti riguardavano una maggiore compatibilità con le procedure di sicurezza/privacy e un sistema più snello ed efficiente di registrazione degli accessi,
L’accesso era già automatizzato ma le operazioni di registrazione erano ancora di tipo “manuale” e avvenivano su registri cartacei.
L’obiettivo era quindi la riduzione dei costi di gestione dei registri cartacei e la produzione di report automatizzati al fine di avere in tempo reale informazioni più dettagliate sulle visite in azienda, oltre a consentire ricerche mirate in tempo reale (ad esempio per verificare la presenza di personale non dipendente in qualsiasi momento della giornata), mantenendo traccia degli accessi.
Il sistema KeReception ha dato risposta alle nostre esigenze sia in senso funzionale che tecnologico.
Semplice e intuitivo nelle interfacce, sicuro per quanto riguarda i profili di accesso, affidabile e veloce. Le maschere presentano un’ottima usabilità, il sistema è flessibile e si adatta al nostro processo di registrazione degli accessi da parte dei visitatori.
KeReception, dopo un primo periodo caratterizzato da qualche piccolo malfunzionamento, una volta a regime, si è dimostrato solido e affidabile.
La tecnologia web in cui è sviluppato è moderna e soddisfacente e Kedos ha risposto alle nostre richieste in modo veloce e fattivo dimostrando che anche il processo di application maintenance funziona ed è efficiente.
I costi di questa tecnologia, di nicchia, sono di non elevato impatto economico
Il sistema di gestione della reception offre al visitatore un’immagine di Gelsia moderna e tecnologica, in linea con la politica e la mission della nostra azienda.
KeFirma Cloud è un servizio di Firma Grafometrica online che semplifica la dematerializzazione dei documentiattraverso la realizzazione di un processo di Firma Elettronica Avanzata.
KeFirma Cloud consente di sottoscrivere documenti PDF in maniera naturale mediante il semplice gesto di una firma autografa.
KeFirma Cloud, inoltre, mettendo a disposizone una serie di webservcices SOAP, agevola l’integrazione con i sistemi gestionali e documentali aziendali nonché con i sistemi o i servizi di conservazione digitale.
KeFirma Cloud è disponibile per PC e tablet Windows e dispositivi Android o iOS.
KeFirma Cloud può essere utilizzato anche in modalità FLATper la realizzazione di una firma elettronica semplice.
KeFirma Client è un software di Firma Grafometrica standalone che consente di sottoscrivere documenti PDF presenti nel dispositivo su cui è installato.
KeFirma Client è il software ideale per tutti i casi in cui è necessario poter disporre di una soluzione Firma Grafometrica in totale assenza di connessioni.
KeFirma Cient è disponibile per PC e tablet Windows e dispositivi Android o iOS.
KeFirma Cient può essere utilizzato anche in modalità FLAT per la realizzazione di una firma elettronica semplice.
KeFirma Orchestartor è un middleware per l’integrazione dei servizi di Firma Grafometrica con software di terze parti, prodotti gestionali, e servizi di archiviazione documentale o di conservazione digitale.
KeFirma Orchestrator espone webservices SOAP per garantire l’interoperabilità e la completa indipendenza dai linguaggi utilizzati per lo sviluppo dei software del clienti.
KeFirma Orchestrator garantisce le stesse funzionalità del servizio KeFirma Cloud in tutte le situazioni in cui è richiesto che i servizi siano ospitati presso i datacenter privati dei clienti.
KeFirma Orchestrator è disponibile per client PC e tablet Windows e dispositivi Android o iOS.
KeFirma Orchestrator può essere utilizzato anche in modalità FLAT per la realizzazione di una firma elettronica semplice.
KeFirma FLAT è un’opzione attivabile su qualsiasi prodotto o servizio KeFirma che consente di realizzare un servizio di Firma Elettronica “semplice” per la sottoscrizione di documenti PDF con una esperienza d’uso, dal punto di vista dell’utente, del tutto identica a una firma grafometrica.
Con l’opzione KeFirma FLAT, solo lo specimen della firma viene inserito, sotto forma di immagine, nel documento PDF. I dati grafometrici identificativi dell’atto di firma, per la gestione dei quali il Garante per la Protezione dei Dati Personali richiede che sia realizzato un processo di Firma Elettronica Avanzata secondo quanto stabilito dalla normativa, non vengono catturati.
Al termine dell’atto di firma, il documento viene comunque chiuso con un certificato di firma PAdES che ne garantisce l’immodificabilità.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005 o “CAD”), entrato in vigore dal 1 gennaio 2006, rappresenta un corpo organico di disposizioni che presiede all’utilizzo delle tecnologie informatiche come strumenti privilegiati nei rapporti tra Pubblica Amministrazione, cittadini ed imprese; in alcuni limitati casi disciplina anche l’uso del documento informatico nei rapporti tra privati.
Dal 25 gennaio 2011 è entrato in vigore il D. Lgs. 235/2010, che, in risposta all’esigenza di adeguare il CAD all’evoluzione tecnologica mantenendo al contempo un approccio neutrale e flessibile nei confronti degli strumenti utilizzati, lo modifica con impatti sul valore legale del documento informatico, sulla sua conservazione digitale ed, in generale, sul suo ciclo di vita.
Il 21 Maggio 2013 è stato pubblicato in G.U. n.117 il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 Febbraio 2013, riguardante le Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2 e 71.
Il 17 Settembre 2014 è entrato in vigore il Regolamento UE n° 910/2014 – eIDAS che ha l’obiettivo di fornire una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri.
Nel regolamento eIDAS è data particolare rilevanza alla piena interoperabilità a livello comunitario di particolari tipologie di firme elettroniche e dei sistemi di validazione temporale note in Italia rispettivamente come firma digitale e marca temporale.
Il regolamento eIDAS disciplina tre tipologie di firme elettroniche:
Dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare.
È un particolare tipo di firma elettronica che soddisfi i seguenti requisiti:
È una particolare firma elettronica avanzata che possiede anche le seguenti caratteristiche:
In Italia la firma elettronica qualificata viene generalmente identificata con la Firma Digitale.
A differenza di quanto definito nel Codice dell’Amministrazione Digitale, che definiva le firme elettroniche come insieme di dati in forma elettronica utilizzati come metodo di identificazione informatica, il regolamento eIDAS definisce la firma elettronica come un insieme di dati in forma elettronica acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare.
In particolare, quest’ultima espressione “utilizzati dal firmatario per firmare” rafforza la funzione dichiarativa della firma intesa come manifestazione dell’adesione al contenuto del documento cui essa è collegata.
Il regolamento eIDAS stabilisce definitivamente il principio di non discriminazione dei documenti elettronici rispetto a quelli cartacei. Questo significa che, in un procedimento giudiziario, non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova di un documento informatico per il solo motivo della sua forma elettronica o perché la firma non soddisfa i requisiti delle firme elettroniche qualificate.
Le diverse tipologie di firme elettroniche assumono efficacia giuridica differente:
Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, soddisfa il requisito della forma scritta e sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata (o digitale) soddisfa il requisito della forma scritta e, ai sensi dell’articolo 2702 del Codice Civile, assume lo stesso valore probatorio della scrittura privata sottoscritta con firma autografa.
La scrittura privata è sempre ritenuta valida salvo una contestazione da parte del soggetto interessato mediante un procedimento di querela di falso in cui egli ha l’onere di dimostrare, con ogni mezzo, la non genuinità del documento.
Il DPCM del 22 Febbraio 2013 stabilisce le regole tecniche per la realizzazione di soluzioni di Firma Elettronica Avanzata.
In particolare, l’articolo 56 stabilisce i requisiti che un processo di FEA deve garantire, mentre l’articolo 57 stabilisce gli obblighi a carico di quei soggetti che erogano soluzioni di FEA per intrattenere rapporti con soggetti terzi (clienti, fornitori, etc…).
L’articolo 56, comma 1, del DCPM del 22 febbraio 2013, stabilisce che le soluzioni di Firma Elettronica Avanzata devono garantire:
L’articolo 57, comma 1, del DCPM del 22 febbraio 2013, che i soggetti che erogano la soluzione di FEA, ai fini si utilizzarla nei rapporti verso terzi, hanno l’obbligo di:
Inoltre è richiesto che, a garanzia dei titolari della firma elettronica avanzate e dei terzi da eventuali danni, i soggetti che erogano soluzioni di FEA si dotino di una copertura assicurativa per la responsabilità civile del valore minimo di 500.000 €.
La Firma Elettronica Avanzata è prima di tutto un processo che il legislatore ha definito in modo indipendente da qualsiasi aspetto tecnologico.
Per questo, per realizzare una soluzione di FEA si possono utilizzare diverse tecnologie. Diventa, però, fondamentale la corretta implementazione del processo da parte del soggetto che intende erogare il servizio di FEA. In particolare, devono essere considerati i requisiti previsti dalla normativa che non dipendono dalla tecnologia:
Siamo più di cinquanta specialisti che forniscono soluzioni e servizi informatici per migliorare l’approccio al business e che hanno condiviso un lungo percorso lavorativo.
Collaborando da tanto tempo, la squadra Kedos ha acquisito una confidenza e uno spirito che consentono di affrontare anche i progetti più sfidanti con serenità.
Il valore aggiunto del software realizzato da Kedos è costituito da una base di processi, piattaforme e librerie di componenti sviluppati nel tempo e che sono oggetto di continui miglioramenti e integrazioni.